Estamos inmersos en una era digital y para nadie es un secreto que la forma de operar de las empresas, la mente del consumidor y las estrategias de mercado están cambiando todos los días. Hoy en día, potenciar la imagen corporativa de una empresa a través de generar su propia identidad ceñida en valores, una misión coherente y una visión ambiciosa, pero realista, es trabajo de todos. Se debe generar ese sentido de pertenencia y lealtad a una marca, desde los mismos empleados. De aquí nace el por qué se debe trabaja en un plan de comunicaciones internas. Les compartiremos 7 tips para tener un plan eficiente y alineado con el negocio.

1. Alineación

Aunque parezca obvio, no siempre el plan de comunicaciones internas está alineado a las necesidades del negocio. Muchas veces, caemos en el error, de únicamente dar visibilidad a temas como eventos y cumpleaños, o limitarnos a replicar comunicados de prensa o cifras sin un contexto adecuado. Acá es donde el departamento de comunicaciones o las personas encargadas deben sentarse con los directivos para entender los desafíos a los que nos enfrentamos; también, conocer la historia, el propósito, los valores y todo lo referente a la cultura de la empresa; y, en la medida de lo posible, conocer los rituales, los hábitos y las acciones de las personas que trabajan en la organización.

Los objetivos del plan de comunicación interna no pueden estar alejados del negocio. Tiene que apalancar conseguir la participación de mercado deseada, compartir los valores de los programas de sostenibilidad o ayudar a aumentar las ventas en ciertas zonas del país.

2. Crear un comité diverso

Apoyar el plan de comunicaciones de directivos o personas estrechamente ligadas al área comercial y de mercadeo, junto con representantes de otros departamentos, será útil para entender necesidades de todo tipo.

Muchas veces creemos que nosotros mismos somos el target de la información, pero cuando llegamos a ver la lecturabilidad o el alcance de nuestras publicaciones nos llevamos sorpresas. Debemos conocer cuál es la información que la gente quiere recibir para potenciar los mensajes del negocio dentro de estos contenidos.

3. Contenidos y emociones

Una forma de lograr capturar los mensajes clave en la mente de los empleados tiene que ver con generar contenidos cercanos y emocionales. Si dejamos a un lado las cifras frías, por entrevistas con líderes de la organización o charlas con expertos, seguramente el ‘engagement’ será mucho mayor. Mientras podamos diversificar la forma en la que comunicamos, desde el contenido como tal, lograremos atrapar a más personas y alinear diferentes áreas y países en pro de los objetivos de la empresa o en los objetivos de posicionamiento de marca que queremos establecer.

4. Formatos online y offline

A pesar de estar inmersos en una era digital, no podemos desaprovechar y olvidar los puntos de contacto cara a cara, o fuera de internet con los empleados. Podemos sacarle todo el provecho a herramientas de automatización, programación y envío de correos, también de WhatsApp o redes sociales empresariales como Yammer, para alcanzar a la fuerza de ventas o conectar a diferentes países. Sin embargo, debemos tener un balance con los encuentros físicos.

Por ejemplo, programar reuniones con líderes o con personas expertas en temas relacionados con la industria, son momentos para generar transparencia en la organización. La cercanía y la apertura a la conversación es imprescindible si queremos alinear a los empleados con una estrategia.

Sin duda, los canales online son una herramienta que nos ahorrará costos, debemos tener en cuenta que la comunicación también se debe medir por la forma, no solo el fondo. De esto hablaremos en el siguiente tip.

5. Apostarle al diseño y a la innovación

Se ha demostrado en varios estudios cómo las piezas gráficas apalancan la transmisión de los mensajes de forma coherente, eficiente y sobretodo, generan un a recordación mayor. Al tener canales como los boletines semanales, las pantallas en televisores o las carteleras con un sentido estético e innovador (sin romper con la arquitectura y lineamientos de marca) seguro atraparemos a las audiencias. La primera impresión vale mucho, sobre todo en esta era digital, donde el tiempo no es negociable.

Si le apostamos al diseño corporativo, seguramente alinearemos los valores de nuestra marca con todos los empleados. Como si se tratara de un proceso de principio a fin. Sienten la marca desde que entran a la oficina, hasta que la ven en comerciales o en artículos POP de los clientes.

6. Medir, medir, medir

Uno de los grandes retos que tiene el área de comunicaciones ha sido la dificultad para entregar objetivos medibles para la organización. Pero ahora, podemos aprovechar las herramientas de automatización como MailChimp o Bananatag para medir el alcance de nuestros correos, el clic sobre los artículos o el número de aperturas. También, si tenemos páginas web, canal de YouTube o redes sociales como Yammer, podemos tener datos en tiempo real sobre la interacción con nuestros usuarios (empleados).

Si tenemos alguna dificultad en medir momentos offline, la sugerencia es a aprovechar esos espacios, para que al final se llene una encuesta de satisfacción, ya sea en papel o de forma digital. Adicionalmente, una buena práctica es preguntar, a final de año, o al finalizar un ciclo, la percepción de las personas sobre los canales, el contenido, la frecuencia y los formatos utilizados en comunicaciones internas. Con esta medición podremos replantear la estrategia, mejorarla o hacer ajustes. De esto hablaremos en el último tip.

7. El cambio es lo único constante

Un plan de comunicaciones efectivo debe estar listo para el cambio. Las organizaciones están en constante movimiento, ya sea de objetivos, de nuevos competidores, nuevos procesos, nuevas personas o estructuras. La comunicación interna no puede ser ajena a esto. Si nos renovamos cada día, vamos midiendo las audiencias y la forma de comportarse, seguro lograremos un ‘engagement’ mayor.

Muchas veces, tenemos canales que no son eficientes y sus mensajes se pierden. Pero aun así, creemos que debemos tenerlos. ¿Qué pasa si una pantalla con videos corporativos está en lo más recóndito de la oficina? ¿Qué pasa si el boletín semanal no se puede ver en los teléfonos celulares? ¿Qué pasa si la gente no lee la revista trimestral? Hay que cambiar.

Los ajustes no se pueden basar solo en el contenido. También, habrá formatos obsoletos. Por ejemplo un video testimonial que se pasa por las pantallas del televisor pero que no tiene audio. O una revista interactiva que solo funciona con ciertos exploradores. Si logramos entender esto como lo hacemos con los cambios en el mercado, en las condiciones climáticas o las situaciones sociopolíticas, tendremos una comunicación interna efectiva, basada en las necesidades de los empleados, en los recursos de la empresa y alineados por un mismo propósito estratégico, basado en los principios, valores y la cultura de la compañía.

Escrito por: Juan Camilo Rueda